Bài viết cùng danh mục
Thời gian mỗi ngày của chúng ta là có hạng vậy làm sao để tối ưu và tăng tốc trong học tập, làm việc mà vẫn đem lại năng xuất hiệu quả nhất. Dù là học một kiến thức mới hay bạn đang trong một dự án khó khăn vẫn hoàn thành với thời gian tối ưu nhất, những người làm việc hiệu quả hơn luôn đem lại thành công và kết quả tốt hơn so với phần còn lại.
1. Áp dụng phương pháp tư duy logic – Logical Thinking
Tư duy logic luôn là điều quan trọng khi bạn thực một một công việc hay học hỏi một cái mới trong cuộc sống. Hỗ trợ việc tư duy và lựa chọn, giải quyết những vấn đề phức tạp một cách hiệu quả. Việc này giúp đẩy nhanh tiến công việc cũng như tiết kiệm thời gian cho bạn mỗi khi băn khoăn, hoặc gặp phải một nút thắt khó giải quyết. Dưới đây là 5 kiểu câu hỏi bạn nên tự đặt cho bạn thân khi làm việc một mình hoặc làm việc nhóm:
Câu hỏi 1: Vấn đề mà tôi đang cố gắng giải quyết ở đây làm gì?
Câu hỏi 2: Mức độ nghiêm trọng của vấn đề? Tỉ lệ để vấn đề đó xảy ra là bao nhiêu? Nó để lại hậu quả như thế nào? Điều gì chứng minh cho vấn đề đó? Việc giải quyết vấn đề đó có đem lại thêm giá trị nào không?
Câu 3: Đâu là nguyên nhân cốt lõi của vấn đề? Sắp xếp mức độ ảnh hưởng của các nguyên nhân và độ khó giải quyết các vấn đề.
Câu 4: Có phương pháp thay thế không? Nếu có, chúng được đánh giá trên tiêu chí nào? Có bài học nào từ các vấn đề cũ tương tự không?
Câu 5: Giải pháp tốt nhất có thể được lựa chọn là gì? Giải pháp đó cần làm những gì? Nếu chúng ta dùng giải pháp đó có khó khăn gì không? Chia nhỏ quá trình thực hiện giải pháp để dễ dàng đánh giá và kiểm soát tiến độ.
Đây là những câu hỏi quan trọng khi bạn giải quyết các vấn đề. Giúp nhìn nhận đúng đắn vấn đề đang phải gặp, tránh tình trạng lặp lại các lỗi sai tương tự tạo ra vòng lặp và gây mất thời gian. Qua những câu hỏi này chúng ta cũng có thể tìm kiếm được đáp án cho vấn đề đang gặp phải.
2. Suy nghĩ 10 phút + nguyên tắc cân
Đâu tiên, trước khi thực hiện công việc gì, bạn nên bỏ ra 10 phút để viết đánh giá công việc những gì nên làm, sẽ làm, điều gì nên tránh và các bước thực hiện chúng. Hãy tránh việc suy nghĩ quá lâu vì điều đó sẽ kiến bạn băn khoăn, không chắc chắn về những thứ mình đã viết ra gây mất thời gian nhiều hơn là được. Sau đó, bạn hãy đặt tất cả công việc lên bàn cân gồm có 2 yếu tố cốt lõi là lợi ích đem lại và chi phí cần bỏ ra. Từ đó hãy sắp xếp và thực hiện mọi thứ theo thứ tự như sau:
Chi phí thấp – lợi ích cao: Đây là công việc bạn nên ưu tiên thực hiện vì đó là những nhiệm vụ không phải bỏ ra quá nhiều công sức, tốn ít thời gian và tiền bạc nhưng vẫn đem lại nhiều lợi ích giúp bạn hoàn thành nhanh chóng một phần mục tiêu đã đặt ra.
Chi phí cao – lợi ích cao: Đây thường là những nhiệm vụ quan trọng, thường đem lại những lợi ích to lớn nhưng đòi hỏi nhiều hơn về công sức, thời gian, tiền bạc. Nếu nhiệm vụ đó quá lớn đòi hỏi chi phí tương đương cũng lớn và trở thành vấn đề cho bạn, hay chia nhỏ nó ra là lập lại những điều trên.
Chi phí thấp – lợi ích thấp: Những công kiểu kiểu này bạn nên cố gắng sắp xếp hoàn thành một cách nhanh chóng và tiết kiệm lượng công sức bỏ ra một cách tối thiểu. Những công việc này thường góp phần rất nhỏ trong mục tiêu chung của bạn nên hãy tối ưu chi phí bỏ ra.
Chi phí cao – Lợi ích thấp: Đây là nhóm công việc ít đem lại kết quả nhất. Nếu có thể, bạn nên loại bỏ nó khỏi danh sách công việc cần thực hiện của bạn. Còn nếu đây là việc bắt buộc phải làm, bạn nên cắt gọt các chi phí bỏ ra một cách tối thiểu nhất có thể để tránh lãng phí nguồn lực và thời gian vào công việc không đem lại kết quả cao.
Phương pháp này giúp bạn nhận biết được mức độ ưu tiên hoàn thành công việc của bạn. Qua đó có thể nhận diện được công việc nào có mức độ ưu tiên cao hơn để có thể đẩy mạnh nguồn lực cho công việc đó, đem lại lợi ích lớn hơn cho bạn.
3. Phương pháp bên kế hoạch và quản lý thời gian ” Time Blocking”
Đây là một trong những phương pháp được giới tỷ phú và các nhà chính trị áp dụng. Phương pháp này đặc biệt hiệu quả nếu bạn là một người khó tập trung và dễ phân tâm. Đây là phương pháp chia nhỏ quản thời gian cho các nhiệm vụ cụ thể cho mỗi khoản thời gian đó. Việc này giúp bạn tập trung hơn vào một khoản thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ đã được định sẵn giúp hoàn thành các nhiệm vụ hiệu quả hơn. Để sử dụng phương pháp này bạn nên làm theo các bước sau:
B1; Hay liệt kê hết các nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoản thời gian ngắn, thường là một tuần hoặc một ngày.
B2: Chia nhỏ quỹ thời gian của bạn thành các khoản thời gian nhỏ hơn và đặt nhiệm vụ hoàn thành trong khoản thời gian đó.
B3: Chuyển đổi nhiệm vụ của bạn thành các lịch trình hoặc danh sách công việc cụ thể để có thể hoàn thành nó trong thời gian đã quy định.
B4: Hãy sắp xếp các công việc, nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng trước
Điều này này giúp cho bạn đảm bảo được việc hoàn thành cách nhiệm vụ cụ thể trong khoản thời gian đã định trước. Tránh phân tán sự tập trung vào các công việc khác trong quá trình thực hiện.
4. Hãy tạo những khoảng nghĩ trong khi làm việc
Hãy chia khoảng thời gian thực hiện công việc thành những khoản thời gian ngắn thường là 25 phút và có những khoảng nghỉ giữa chúng. Có 4 bước để thực hiện:
B1: Hãy chọn công việc bạn cần thực hiện trong khoản thời gian tiếp theo.
B2; Đặt đồng hồ đếm ngược trong khoản thời gian làm việc. thường là 25 phút.
B3: Kết thúc một khoản thời gian làm việc bạn nên nghỉ ngơi một vài phút để giải tỏa căn thẳng.
B4: Cứ sau 4 lần thực hiện hãy nghỉ dài hơn để giải phóng căn thẳng và áp lực làm việc.
Lưu ý hay tập trung tối đa vào khoản thời gian làm việc đã được đặc ra. Và thời gian làm việc có thể tùy theo tính chất công việc, khối lượng, độ tập trung cần thiết. Nếu bạn hoàn thành xong công việc trước khi khoản thời gian kết thúc, hay danh lượng thời gian còn lại để kiểm tra và rà soát. Thời gian nghỉ nên là thời gian nghỉ ngơi thật sự tránh tiếp xúc với mạng xã hội, hoặc đọc tin tức, điều này khiến bạn phải nạp thêm lượng kiến thức khác gây ra sao nhãn và não bộ không được nghỉ ngơi đúng cách. Hãy thử nhắm mắt, thiền định, hoặc đi loanh quanh ngắm nhìn mọi thứ.
5. Và cuối cùng hãy lựa chọn công việc khó khăn nhất trong ngày để thực hiện đầu tiên
Nhà văn Mark Twain từng nói ” Nếu việc của bạn là ăn một con ếch sống hãy lựa chọn ăn nó vào buổi sáng. Nếu việc của bạn là ăn hai con ếch, hay xử lý con lớn hơn”. Ý nghĩa của câu nói này là nhấn mạnh vào việc bạn nên cố gắng hoàn thành công việc khó nhất và gây trì hoãn nhiều nhất vào khoản thời gian đầu tiên trong ngày. Để xác định đâu là công việc cần được ưu tiên, bạn nên sắp xếp chúng theo những mục sau:
+ Việc bạn không muốn làm và thật sự cần làm
+ Việc bạn muốn làm và thật sự cần làm
+ Việc bạn muốn làm nhưng không thật sự cần làm
+ Việc bạn không muốn làm và thật sự không cần làm
Và việc bạn phải hoàn thành đầu tiên là ” việc bạn cần làm và thật sự không muốn làm”. Áp dụng nguyên tắc này sẽ thật sự giúp bạn tập trung giải quyết các vấn đề khó khắng trước, từ đó sẽ suông sẻ hơn khi xử lý các công việc đằng sau.
Qua bài viết này, chúng tôi mong bạn có thêm những phương pháp làm việc hiệu quả và tối ưu nhất. Giúp hoàn thành công việc một cách nhanh chóng, qua đó đẩy nhanh con đường thành công của bạn trong tương lai
